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見積書などが画像データで保存できるようになった

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 このほど、電子帳簿保存法が改正され、原本が紙の国税関係書類についても、一定の要件を満たせばスキャナを使って作成した電子(画像)データも同法の適用対象となりました。

4月1日から税務署で申請の受付が始まります。

 これまでの電子帳簿保存法では、国税関係の帳簿書類について「手書きで作成する仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳」や「手書きで作成し、相手方に交付する請求書の写し」、「相手方から書面で受け取る領収書、請求書」などは現物のまま紙で保存しなければなりませんでした。
ところが、今回の法改正により、スキャナで読み取った電子データならば、それを紙に代えて保存すること(スキャナ保存)が認められたのです。

ただし、スキャナ保存を行うには一定の要件を満たす必要があります。

 まず、書類の保存を電子データ保存に代えるには、3ヶ月前までに税務署に申請書を提出しなければなりません。
さらに、業務サイクル後に速やかに入力を行う必要があることや、スキャナで読み取った電子データには電子署名やタイムスタンプ、バージョン管理(訂正・削除履歴)が可能なサーバで保存すること、スキャナの性能についても、小さな文字や色などが分かる200dpi以上の解像度を有することなどが要件として掲げられています。

 なお、帳簿や決算書類、および、3万円以上の契約書や領収書(両方写しも含む)は、スキャナ保存の対象外です。