経理の仕事

私の若かりしころの経理の試算表の作成の経験から
昔は、手書きで伝票を起こし、それを総勘定元帳に転記して計算を集計して試算表を作成します。
試算表の貸借の合計が一致しなければいけません。
これを貸借一致の原則のといいますが、複式簿記の最大の特徴です。

これがなかなかあわなかったのです。
1回の転記・試算表の作成でできるようになるのに1年かかりました。
しかも毎日仕事を持ち帰りまして。

それで、どうするか、まず、伝票の借方・貸方の合計額を計算します。
このもとの伝票の借方・貸方の合計額が一致してないなければ合うはずはありませんから。
また試算表の合計額と一意していなければなりません。

次に現金出納帳・預金帳の残高と試算表があっているかどうかを確認します。
その次に総勘定元帳の借方・貸方の毎月の合計額が伝票の合計額とあっているかの確認をします。

伝票からの各科目の集計計算にはかなりの技術がいりますが、
合っていなければ、転記のあやまりがないか確認し、計算の再確認をします。
最初のころは10回見直すたびにまちがいを発見したものでした。

それだけ、経理の総勘定元帳への転記は集中力が必要でした。
チェックも数字を見て確認しているようできちんと見ていないものなのです。

今は会計プログラムですから、中味がまちがっていても貸借は必ず一致します。
手書きの経験が今の人たちはまったくないのです。
ですから、同じ間違いを繰り返します。

昔風にいえば、苦労をしていませんから、間違いを間違いと意識しません。
まちがったままである場合があります。
手で覚える、体で覚えたものではないため、技術ではないといっても
いいでしょう。

キーボードがたたけて、簿記の仕訳が少しできれば、帳簿の中味は別にして
帳簿ができてしまいます。

ですから、結果として会計プログラムの帳簿と手書きの帳簿とを正確さか比べると
手書き帳簿のほうが正確さが上といえます。
伝票も手で作成しますから、仕訳の技術も上達します。
会計プログラムでの入力は何故か仕訳能力が昔に比べるとなななか向上しないような
気がします。

ですので、まちがえたもののチェックは相当のワザがいります。
手書きで行う苦労を経験したことがない人はわかりようがないのですが。
知識を必要とするチェック能力が高くても、ダブり入力、桁違い入力の
ミスなどはセンスや直感及び現金出納帳がないと正確なものは
できないといえるでしょう。

ですので、帳簿の中で現金出納帳が一番大切なのです。
話がとんでしまいました。

私は、自分がインプウトしたものでさへ再度チェックします。
インプットし終わったら、まず仕訳帳のチェックをして、
その後総勘定元帳のチェックを行います。
その後消費税の税区分元帳をチェックします。
試算表にて、前期比較をしてきにかかる所やおかしいと思ったら、
再度チェックします。

チェック事項をメモをします。
確認事項を翌月に延ばしません。保留事項がもしあればメモに残します。
決算時に1年分を同様にチェックして、決算メモを残します。
人間は忘れる動物ですから、また税務調査時に役に立ちます。

帳簿の一考

1.試算表の余白に減価償却費の全額がでるもの、当月までの分と当期の限度額の
 両方が表示できるものが望ましい。

2.当期の利益が資産・負債にどのように期首より増減しているか、見れるものが
 望ましい。

3.決算・納税額の予測
 より確かな決算予測のできるもの(個人能力にかかわる)、社長との対話、相談と
 それを消化、理解できる能力が必要である。

経理の技術を高めるには

経理の技術を高め続けるのは、技(ワザ)といわれる熟練工ににていると思います。

私は25歳から経理の道にはいりました。いわゆる会計事務所に勤めました。

当時は、手書きにて計算はそろばんでした。

毎日、自宅でそろばん2時間の練習、子供たちとまじって珠算の試験を受けました。

領収書や請求書などから振替伝票を起こして、元帳に転記、試算表を作成しますが、

貸借がなかなか合いませんでした。

家に仕事をもって帰って、夜中の2時頃まで毎日どこが貸借が合わないかのみなおし、計算しなおし。

数字の見間違いによる転記ミス、計算まちがいとたくさんありすぎて、勤めて3ケ月目で

君はこの仕事に向かないねと言われました。

もう、くやしくて毎日自宅で夜中まで仕事をし、1年ほどやり続けてやっと合うようになりました。

5年くらい後でしょうか、今で言う小型計算機の普及にて、そろばんの見取り算の練習問題を

計算機でたたいて練習、なれるまでは計算機で計算して合ってるかソロバンで検証する。

やがてそろばんに封をしました。そろばんのあの過酷な練習はなんだったんだ。と思いました。

オフコンが普及しはじめ、手書きもなくなりました。当初は摘要などはカタカナでした。

パーソナルコンピュータ、いわゆるパソコンの普及、プログラムの発展により、すべてが

白紙打ち出しになりました。

「経理の技術を高めるには」からはずれてしまいました。

経理の技術を高めるには、税法の知識はもちろん不可欠ですが、原始資料をたくさん見ること

につきると思います。自分勝手な推量で行わないことです。やがて直感が磨かれます。

正直教えることはできません。といいたいのですが、教えられます。

最初に「経理の技術を高め続けるのは、技(ワザ)といわれる熟練工ににていると思います。」

と書きましたが、税法の知識のほうが今はまさっている感じになってしまったようです。

経理技術と決算技術と税法知識and税務調査対応(税務調査官がどういうふうに、

どこを見るかの知識)のレベルを上げていくことになるでしょう。

私達の時代は、すべて自分で勉強したものですが、今は教えられる時代になりました。

ただし、自分で勉強する人はどんどん成長します。

経理の仕訳や税法は教えられると書きましたが、

経理センスは教えることはできません。

試算表を見て、元帳をみて、ここが違っているというのが見ただけでわかる。

これは教えられないのです。直感でわかってしまうのです。

この直感は教えることはできません。

体が覚えているという熟練工並みの技術が身についていないと

直感がはたらかないのです。

目の集中力といいましょうか。

センスとしかいいようがないかもしれません。

ハンコが300個あったとしましょう。しかもハンコですから字がさかさまです。

その中から一人一人の印鑑をさがすとしましょう。

その中から一瞬でさがせることができるようなものです。

キーボードのブラインドタッチにも似ています。

帳票の整理はファイリングに始まってファイリングに終わる

良い帳簿や良い決算を作成できるかどうかは、原始帳票の整理整頓にかかっています。

あらゆる業種のあらゆる業務について整理整頓は重要なように経理業務においても

同様のことが言えます。すべてに通じているようです。

「ファイリングにはじまってファイリングに終わる」とよく言います。

領収書、請求書の整理は、ためてしまうと間違いがおこりやすくなります。

間違いが起きてしまうは人間ですから仕方ないのですが、

間違いをいち早く気づいて対応するのも人ですので、

いつも整理整頓をしていないといけません。

家計簿をつけている主婦の方で、赤ちゃんが硬貨を飲み込んだりしないように、

家計簿と現金残高を合わしている方がいらっしゃいますが、

企業の帳簿も同じことがいえます。

企業の取引規模によってファイルの分類や数が違ってきますが、

たとえば

1.現金の領収書のファイル
 現金残高との照合が必要ですので他とまざっては照合が面倒になります。
 ※領収書のないお祝い金などは、出金伝票、精算書にて証拠を残します。
 ※その日の出金閉じますので、精算日の新しいのが上になります。

2.当座預金・普通預金の領収書のファイル
 量が多くなければ、インデックスにより区分します。

3.売上の納品書・請求書のファイル
 量によりファイル数を増やします。
 ※発生と入金の一覧表を作成します。

4.仕入(又は外注費)の納品書・請求書のファイル
 こちらも量によりファイル・インデックスを増やします。
 ※建設関係ですが、材料費と外注費の違いを聞かれることがあります。
  材料は純然たる材料をいいます。
  材料込みの外注費は外注費とします。

 ※支払の書類ですが、確認のため発生と支払の一覧表を作成して
  資金繰り表に役立てます。

5.その他のファイル
 必要に応じてファイル・インデックスを使用します。

※ファイリングする順番ですが、下が古い日付となります。
 また、その日の取り引きを閉じます。

ファイルは指をいれて取り出ししやすいもの、またコピーしやすいパイプがあるもので、

順番がくるわない、倒れない頑丈なものをおすすめします。

コピーですが、コピーして別ファイルに閉じないことをおすすめします。
だぶってしまうおそれがあります。

1年が終わったら厚紙等で閉じます。

そうすれば、ファイルやインデックスを新しく買わないですみます。

※ビニールファイルにはさんだり、入れたりして整理はおすすめしません。
 袋に入れる整理もおすすめしません。

 出し入れが面倒ですし、ファイルや袋だらけになってしまいます。
 どこになにがあるかをさがすのに時間がかかってしまいます。

上記は例ですので、出し入れやチェックやさがすのに時間のかからない方法で
工夫をしましょう。

参考
帳簿整理編-経理の心得 
 

現金出納帳の記載が一番大切

帳簿の作成において何が一番大事なのかを自分の今までの経験から書いてみました。

日常の仕訳、消費税の課税・非課税等の区分、売上帳、仕入帳など、日常の経理業務、

決算に向けてなどいろいろあるでしょうが、個人的には、一番大切なのは、

現金出納帳といえましよう。

現金の出し入れは、手書きでもエクセルでも会計プログラムでもかまいませんが、

毎日行うことが基本と思います。出し入れの量にもよりますが、1週間記載しないと

まず、実残と違ってきます。

上司の方の承認をえないでいい会社だと現金出納帳の記載をおこたると

たいがいくるってきます。ダブりや欠落が起きやすくなります。

普通預金の通帳の入金・出金・残高にくるいは生じません。

現金出納帳も預金帳と同じなのです。

正確な帳簿は現金出納帳の記帳と実残との一致が一番大切といえます。